سیستم مدیریت نامه ها یکی از مهمترین اصول در مدیریت ارتباطات مشتریان حفظ ارتباط با مشتری است. سیستم مدیریت نامه ها ، بخشی از نرم افزار CRM شرکت درهای اندیشه، مدیریت و برقراری این ارتباط را در مقیاس وسیع بر عهده داشته و سعی در بهینه سازی این ارتباط دارد. در این سیستم ابتدا نامه هایی به صورت الگو (Template) تعریف می شود که در این الگو ها برخی از کلمات به صورت متغییر تعریف می شود و با پروسسی که روی هر نامه بر اساس دریافت کننده آن(مشتری که قرار است نامه برای او ارسال شود) انجام می شود اطلاعات مربوط به دریافت کننده جایگزین آن متغییر ها می گردد.

یکی از مهمترین اصول در مدیریت ارتباطات مشتریان حفظ ارتباط با مشتری است. سیستم مدیریت نامه ها ، بخشی از نرم افزار CRM شرکت درهای اندیشه، مدیریت و برقراری این ارتباط را در مقیاس وسیع بر عهده داشته و سعی در بهینه سازی این ارتباط دارد. در این سیستم ابتدا نامه هایی به صورت الگو (Template) تعریف می شود که در این الگو ها برخی از کلمات به صورت متغییر تعریف می شود و با پروسسی که روی هر نامه بر اساس دریافت کننده آن(مشتری که قرار است نامه برای او ارسال شود) انجام می شود اطلاعات مربوط به دریافت کننده جایگزین آن متغییر ها می گردد. برای مثال می توانید نام دریافت کننده نامه را به صورت یک متغییر در سیستم در نظر گرفته و در الگوی نامه عبارتی مشابه عبارت زیر را مشاهده می کنید: با سلام خدمت Xname بعد از انتخاب لیست مشتریان مورد نظر خود با آغاز پروسس به تعداد مشتریان انتخابی نامه مخصوص آنها ایجاد می شود برای نمونه اگر نام 2 نفر از مشتریان انتخابی احمدی و رضایی باشد دو نامه با این مضمون در سیستم ایجاد می شود:
 ..... با سلام خدمت آقای رضایی
 .....با سلام خدمت آقای احمدی
با توجه به قابلیت فوق می توان نامه های مشابه را برای تعداد بسیار زیادی از مشتریان به راحتی و در کمترین زمان ممکن ایجاد کرد سپس نامه های ایجاد شده می تواند در لیست فکس ، Email ، SMS و یا چاپ قرار گیرد. سیستم مدیریت نامه ها شامل پنج زیر سیستم به شرح زیر می باشد:

زیر سیستم ایجاد الگوی نامه ها:

همانطور که در بالا نیز توضیح داده شد نامه ها باید به صورت الگوی قابل استفاده در نرم افزار ایجاد شوند و سپس مورد استفاده قرار گیرند. با کمک این زیر سیستم نامه ها با فرمتی قابل قبول برای نرم افزار در می آیند و قسمتهای متغییر آن مشخص می شود .همچنین در این قسمت می توان اندازه و نوع فونت ها را نیز تعیین کرد.

زیر سیستم ارسال فکس

هر الگوی نامه را می توان به لیستی از مشتریان اختصاص داد و سپس نامه های ایجاد شده را برای تک تک مشتریان فکس کرد. این عملیات با کمک سروری که زیر سیستم ارسال به فکس روی آن نصب شده امکان پذیر می باشد و فقط با کمک یک مودم می توان تمامی فکس های ایجاد شده را ارسال کرد.عملیات ارسال فکس ها با کمک نرم افزار Fax Consol ویندوز انجام می شود و با کمک آن می توان گزارش فکس های ارسالی موفق و نا موفق را استخراج نمود و زمان بندی برای ارسال فکس ها تنظیم کرد. برای مثال می توان زمان شروع ارسال فکس ها را بعد از ساعت کاری دفتر ،یعنی زمانی که از خطوط تلفن استفاده نمی شود در نظر گرفت.

زیر سیستم ارسال Email

هر الگوی نامه را می توان به لیستی از مشتریان اختصاص داد و سپس نامه های ایجاد شده را برای تک تک مشتریان Email کرد. این عملیات با کمک سروری که زیر سیستم ارسال Email روی آن نصب شده امکان پذیر می باشد و برای ارسال Email فقط کافیست Email سرور مورد نظر به اینترنت متصل باشد.عملیات ارسال Email با کمک نرم افزار Outlook2000 به این صورت انجام می شود که Email هایی که می بایست ارسال شوند به کمک زیر سیستم ارسال نامه ها در لیست Outbox نرم افزار Outlook قرار می گیرند و ارسال می شوند.

زیر سیستم چاپ نامه

تک تک نامه های ایجاد شده برای مشتریان را می توان چاپ کرد و برای آنها ارسال کرد .گزارش نامه های چاپ شده برای هر مشتری در سیستم موجود می باشد.

زیر سیستم ارسال SMS

می توان متن های کوچک (در حد SMS) را نیز با ایجاد متغییر هایی درون آن ایجاد و با پروسس متغییر ها متن هرSMS را جداگانه ایجاد و به سرور مخصوص SMS ارسال کرد و ُُSMS های ایجاد شده برای مشتریان مورد نظر ارسال می گردند.